Een geweigerde aanvraag voor een e-commerce merchant account kan frustrerend zijn, zeker wanneer u weinig uitleg krijgt over de reden achter de beslissing.
Wanneer u een aanvraag indient om online kaartbetalingen te accepteren, kijkt een acquirer of payment provider naar meer dan alleen de legitimiteit van uw onderneming. Uw sector, businessmodel, eigendomsstructuur, transactieprofiel, verwachte volumes, markten en blootstelling aan chargebacks kunnen allemaal deel uitmaken van de beoordeling.
Een weigering door één provider betekent niet noodzakelijk dat een andere provider tot dezelfde beslissing zal komen. Providers hanteren verschillende acceptatiecriteria en hebben een verschillende risicobereidheid met andere woorden: de soorten en niveaus van risico die ze bereid zijn te aanvaarden.
In deze gids leggen we uit waarom aanvragen voor een e-commerce merchant account kunnen worden geweigerd, wat u kunt aanpakken voordat u opnieuw een aanvraag indient en waarop u moet letten bij de keuze van uw volgende acquiring partner.
Waarom aanvragen voor een e-commerce merchant account worden geweigerd
Risico van de sector en het businessmodel
Acquirers en betaaldienstverleners bepalen zelf welke sectoren en businessmodellen ze kunnen ondersteunen. Daarbij houden ze onder meer rekening met het risico op chargebacks, frauderisico, regulatory requirements en hun interne beleid.
Dat betekent dat een legitieme e-commerceonderneming buiten de acceptatiecriteria van de ene aanbieder kan vallen, terwijl een andere provider de aanvraag mogelijk wel in overweging neemt.
Bedrijfs- en eigendomsstructuur
Holdings, grensoverschrijdende dochterondernemingen en complexere eigendomsstructuren kunnen een uitgebreidere beoordeling vereisen.
De provider moet kunnen vaststellen wie de onderneming uiteindelijk bezit en controleert en begrijpen hoe de verschillende entiteiten zich tot elkaar verhouden. Complexere structuren kunnen daarom aanvullende documentatie en verificatie vereisen.
Markten en rechtsgebieden
Waar uw onderneming, bestuurders, UBO’s en klanten gevestigd zijn, kan invloed hebben op de controles die tijdens de onboarding nodig zijn.
Bepaalde rechtsgebieden of grensoverschrijdende structuren kunnen aanvullende verificatie vereisen. De vereisten en risicobereidheid kunnen per provider verschillen.
Beperkte commerciële historiek
Een pas opgerichte e-commerceonderneming heeft vanzelfsprekend minder commerciële- en transactiehistoriek die een acquirer kan beoordelen.
Dat hoeft onboarding niet automatisch in de weg te staan, maar mogelijks moet u meer informatie verstrekken over uw businessmodel, verwachte transactievolumes, gemiddelde transactiewaarde, klantenbestand en verwachte betaalstromen.
Profiel van chargebacks en terugbetalingen
Als u eerder online betalingen hebt verwerkt, kan uw eerdere betaalhistoriek deel uitmaken van de beoordeling.
Acquirers kunnen onder meer kijken naar transactievolumes, chargebacks en terugbetalingen om het risicoprofiel van de onderneming te begrijpen. Heeft u in het verleden te maken gehad met verhoogde chargebacks? Dan kan het nuttig zijn om duidelijk uit te leggen wat de reden was en welke maatregelen u sindsdien hebt genomen.
Onvolledige of tegenstrijdige KYB-informatie
Ontbrekende of tegenstrijdige documentatie kan ervoor zorgen dat een aanvraag niet verder kan worden behandeld.
Zo kan informatie over de eigendomsstructuur die niet overeenkomt met andere bedrijfsdocumenten, een verlopen identiteitsbewijs of onvoldoende informatie over de daadwerkelijke activiteiten van de onderneming tot bijkomende vragen leiden.
Door van bij begin volledige en consistente informatie aan te leveren, maakt u het voor de provider eenvoudiger om uw onderneming te begrijpen en te beoordelen.
Wat kunt u doen voordat u opnieuw een aanvraag indient?
Exact dezelfde informatie bij een andere provider indienen zonder te begrijpen waar het mogelijke probleem zit, kan opnieuw tot dezelfde vragen leiden. Controleer daarom eerst het volgende.
Controleer uw documentatie
Zorg ervoor dat uw bedrijfs- en eigendomsinformatie actueel, volledig en consistent is.
Heeft uw onderneming een complexere eigendoms- of groepsstructuur? Dan kan een duidelijk organigram het compliance-team helpen om snel te begrijpen hoe de verschillende entiteiten en UBO’s zich tot elkaar verhouden.
Leg uw business duidelijk uit
Zorg ervoor dat u duidelijk kunt uitleggen:
- wat u verkoopt;
- wie uw klanten zijn;
- in welke markten u actief bent;
- wat uw gemiddelde transactiewaarde is;
- welk maandelijks transactievolume u verwacht;
- hoeveel tijd er zit tussen betaling en levering.
Voor e-commercebedrijven kan vooral de periode tussen betaling en levering relevant zijn. Langere levertermijnen kunnen namelijk de blootstelling aan refunds of chargebacks verhogen.
Zorg dat uw transactiehistoriek beschikbaar is
Hebt u eerder betalingen verwerkt? Zorg dan dat u de relevante informatie kan voorleggen, waaronder transactievolumes, terugbetalingspercentages en chargeback historiek.
Waren er in het verleden problemen, leg dan uit wat de oorzaak was en wat er sindsdien is veranderd. Duidelijke context en ondersteunend bewijs kunnen compliance-team helpen om uw huidige situatie correct te beoordelen.
Wees transparant over een eerdere weigering
Weet u waarom een andere provider uw aanvraag heeft geweigerd? Leg dat dan uit.
Door transparant te zijn over het probleem en, waar relevant, aan te tonen welke stappen u hebt genomen om het aan te pakken, geeft u de volgende provider meer context om uw onderneming te beoordelen.
Hoe underwriting werkt bij een EMI
Paynovate is een Belgische Electronic Money Institution (EMI), vergund door en onder toezicht van de Nationale Bank van België.
Net als andere gereguleerde betaalinstellingen moeten we de ondernemingen en personen waarmee we samenwerken begrijpen en de nodige compliance- en risicocontroles uitvoeren.
Payment providers spreken vaak over hun risk appetite. Eenvoudig gezegd gaat het om de soorten ondernemingen, sectoren en transactieprofielen die een provider bereid is te ondersteunen, en het risiconiveau dat hij daarbij bereid is te aanvaarden.
Verschillende providers kunnen dezelfde onderneming dus anders beoordelen, terwijl ze binnen hetzelfde regelgevende kader werken.
Wanneer een e-commerceaanvraag bij Paynovate binnenkomt, beoordelen we:
- De entiteit — bedrijfsregistratie, vennootschapsdocumenten, UBO’s, bestuurders en of de structuur logisch aansluit bij de opgegeven activiteiten.
- De activiteit — wat er wordt verkocht, aan wie en hoe de onderneming werkt.
- De betaalstroom — verwachte volumes, gemiddelde transactiewaarde, de periode tussen betaling en levering en de verwachte niveaus van terugbetalingen en chargebacks.
- De personen — de bestuurders en UBO’s achter de onderneming.
- De historiek — eerdere transactieverwerking, indien van toepassing, en wat die historiek ons vertelt.
Een grondige beoordeling, afgestemd op uw onderneming
Onze aanpak is relatiegericht. We nemen de tijd om uw onderneming en de context van uw aanvraag grondig te beoordelen, in plaats van uitsluitend uit te gaan van algemene criteria.
Dat betekent niet dat er andere wettelijke controles gelden of dat goedkeuring gegarandeerd is. Het betekent dat we een onderneming grondig beoordelen, bijkomende context vragen wanneer dat nodig is en de aanvraag proberen te begrijpen voordat we een beslissing nemen.
Tijdens de beoordeling houden we contact met u. Zo weet u steeds wat de status van uw aanvraag is, in welke fase deze zich bevindt en of we nog aanvullende informatie nodig hebben.
Welke informatie vragen we doorgaans?
De exacte vereisten hangen af van uw onderneming en haar structuur, maar doorgaans vragen we informatie zoals:
- bedrijfsregistratie en oprichtings- en statutaire documenten;
- actuele informatie over de UBO’s;
- informatie over bestuurders en UBO’s;
- een duidelijke beschrijving van uw bedrijfsactiviteiten, inclusief wat u verkoopt en aan wie;
- verwachte maandelijkse processing volumes en gemiddelde transactiewaarde;
- de periode tussen betaling en levering of fulfilment;
- eerdere processing history, indien beschikbaar;
- informatie over chargebacks en refunds, indien relevant;
- aanvullende informatie die nodig is om uw eigendomsstructuur, markten of businessmodel te begrijpen.
Door vanaf het begin volledige informatie te verstrekken, kunt u onnodige heen-en-weercommunicatie tijdens de beoordeling beperken.
De belangrijkste termen kort uitgelegd
KYB (Know Your Business)
Het proces waarbij een onderneming, haar eigendomsstructuur, activiteiten en andere relevante informatie worden geverifieerd als onderdeel van de onboarding.
UBO (Ultimate Beneficial Owner)
De persoon of personen die uiteindelijk eigenaar zijn van of controle uitoefenen over een onderneming, ook wanneer het eigendom via andere entiteiten loopt.
Chargeback ratio
Het aandeel transacties dat resulteert in een chargeback. Chargebackhistoriek kan deel uitmaken van de beoordeling van een e-commerce merchant door een acquirer.
Acquirer
Een financiële instelling die merchants in staat stelt kaartbetalingen te accepteren en betrokken is bij de verwerking en uitbetaling van die transacties. Acquirers hanteren hun eigen underwriting requirements en risk appetite.
Waar we naar kijken bij het beoordelen van een aanvraag
Niet elke onderneming komt in aanmerking voor onboarding.
We moeten de onderneming, haar eigendomsstructuur en haar werking kunnen begrijpen en verifiëren. Daarnaast beoordelen we of uw sector, bedrijfsmodel, markten en verwachte betaalactiviteiten verenigbaar zijn met onze wettelijke vereisten en risicobereidheid.
We kunnen geen ondernemingen ondersteunen waarvan de activiteiten buiten onze wettelijke vereisten of interne risicocriteria vallen, of wanneer we de onderneming, haar UBO’s of haar businessmodel niet voldoende kunnen vaststellen en verifiëren.
Voor e-commercebedrijven moeten we ook inzicht hebben in het volledige klanttraject: wat de klant koopt, hoe het product of de dienst wordt voorgesteld, wanneer die wordt geleverd en hoe terugbetalingen, annuleringen en geschillen worden afgehandeld. Een duidelijke en transparante klantreis helpt ons om het onderliggende betalingsrisico correct te beoordelen.
Wanneer we bijkomende informatie nodig hebben, vragen we die op en houden we u tijdens het beoordelingsproces op de hoogte.
Als uw onderneming complexer is om te beoordelen
Een complexere aanvraag is niet noodzakelijk een ongeschikte aanvraag.
Uw onderneming kan uit meerdere entiteiten bestaan, actief zijn in verschillende markten, een minder eenvoudige eigendomsstructuur hebben of actief zijn in een sector die een uitgebreidere review vereist.
Het belangrijkste wat u kunt doen, is ervoor zorgen dat uw onderneming eenvoudig te begrijpen is.
Toon de structuur. Leg het businessmodel uit. Geef de cijfers. Bied context bij eerdere transactiehistoriek of een eerdere weigering wanneer dat relevant is.
Hoe beter de informatie waarover het compliance-team beschikt, hoe beter het in staat is om uw aanvraag volledig en onderbouwd te beoordelen.
Vertel ons over uw e-commercebedrijf →
Veelgestelde vragen
Waarom werd mijn aanvraag voor een e-commerce merchant account geweigerd?
Er is niet één vaste reden. Mogelijke factoren zijn het sector- of risicobeleid van de provider, uw businessmodel, eigendomsstructuur, markten, beperkte commerciële historiek, eerdere processing performance of onvolledige informatie.
Een weigering door één provider betekent niet noodzakelijk dat een andere provider tot dezelfde beslissing zal komen.
Kan ik opnieuw een aanvraag indienen nadat mijn merchant account werd geweigerd?
Mogelijks. U kunt een andere provider benaderen of opnieuw een aanvraag indienen nadat het probleem achter de oorspronkelijke aanvraag is aangepakt.
Controleer vooraf of uw documentatie volledig is en bekijk of u aanvullende informatie kunt verstrekken over uw business, structuur of processing profile.
Betekent een weigering dat er iets mis is met mijn onderneming?
Niet noodzakelijk. Een provider kan beslissen dat een bepaalde sector, een bepaald businessmodel of transactieprofiel buiten het type of risiconiveau valt dat hij bereid is te aanvaarden.
Een andere provider kan dezelfde onderneming anders beoordelen.
Is het eenvoudiger om goedgekeurd te worden door een EMI dan door een bank?
Niet noodzakelijk. Een EMI is geen manier om underwriting-, KYC-, KYB- of AML-vereisten te omzeilen.
Verschillende instellingen hebben verschillende risicobereidheid en onboardingaanpak. De belangrijkste vraag is of uw onderneming binnen de criteria van de provider past en of de provider over voldoende informatie beschikt om uw onderneming correct te beoordelen.
Hoe lang duurt de beoordeling van een merchant account?
Dat hangt af van de onderneming, haar structuur en de informatie die nodig is.
Een eenvoudige aanvraag met volledige documentatie kan minder bijkomende vragen vereisen, terwijl complexere structuren of businessmodellen een uitgebreidere review nodig kunnen hebben.
Houdt Paynovate mij tijdens de review op de hoogte?
Ja. We blijven gedurende het hele proces met u in contact, zodat u weet in welke fase uw aanvraag zich bevindt en of we nog aanvullende informatie nodig hebben.
